نمودار سازمانی - نمایش گرافیکی توابع

در یک شرکت گاهی سازمان ها و ساختارهای پیچیده و چند لایه وجود دارد. نمودار سازمانی سلسله مراتب و ساختار سازمانی را در یک نمای کلی گرافیکی نشان می دهد - نمودارهای سازمانی بیش از 150 سال است که وجود دارند.

بسته به اینکه یک شرکت چقدر پیچیده و بزرگ است، نمایش های گرافیکی قابل درک آسان در قالب یک نمودار سازمانی ضروری هستند. این امر در مورد شرکت های کوچکتر نیز صدق می کند. راهنمای زیر کارکردهای یک نمودار سازمانی را توضیح می دهد و نکاتی را در مورد چگونگی ایجاد آن به شما ارائه می دهد.

چارت سازمانی چیست؟

واژه چارت سازمانی از دو کلمه سازمان و نمودار تشکیل شده است. نمودار سازمانی یک نمایش گرافیکی است که روابط بین سلسله مراتب را به روشی آسان و بسیار واضح بیان می کند.

پیوندهای بین بخش ها و مناطق در شرکت نیز در یک نمودار نشان داده شده است. بنابراین تعریف ساختار سازمانی این است که نمودار سازمانی شامل طرحی است که ساختارهای یک شرکت را با جزئیات بیشتری توضیح می دهد.

برای ایجاد چارت سازمانی حرفه ای اینجا کلیک کنید.

وظایف یک نمودار سازمانی برای کارآفرینان چیست؟

نمودارهای سازمانی برای نشان دادن روابط متقابل و روابط داخلی در یک شرکت بسیار مفید هستند. این به شما امکان می دهد اطمینان حاصل کنید که کارمندان شما می توانند به طور مؤثر اطلاعات را دریافت و تفسیر کنند. نمودار سازمانی را می توان برای عملکردهای زیر استفاده کرد:

برای دید کلی بهتر از سازماندهی مجدد شرکت

اگر در حال سازماندهی مجدد هستید، برای مثال اگر یک کارمند را در شرکت جابه جا می کنید، می توانید از یک نمودار سازمانی استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که از آنها مطابق با مهارت هایشان استفاده می شود. یا زمانی که بخش‌های موجود را منحل می‌کنید یا بخش‌های جدیدی را راه‌اندازی می‌کنید زیرا فرآیندهای کاری در شرکت تغییر کرده است.

به همراه کارمندان خود، ساختار را پس از سازماندهی مجدد با یک نمودار سازمانی توسعه می دهید. شما می توانید نقش هایی را که کارکنان شما پر خواهند کرد را نشان دهید. علاوه بر این، فرآیندهای آینده قابل مشاهده است.

نمایندگی قدرت و نظم دیگر رایج نیست

در گذشته رسم سلسله مراتب و در نتیجه قدرت و نظم در نمودار سازمانی رایج بود. امروزه این دیگر در عمل رایج نیست، اکنون بیشتر به این است که بتوانیم فرآیندهای کاری و عملکرد کارکنان را به روشی آسان و قابل درک ارائه کنیم.

چرا شرکت ها باید چارت سازمانی ایجاد کنند؟

در یک شرکت، سلسله مراتب، فرآیندهای کاری، سازمان و ساختارها دقیقاً تعریف شده است. این به این معنی است که یک نمودار سازمانی در شرکت دقیقاً مشخص می کند که چه کسی در چه بخش و چه حوزه ای است، اما همچنین کدام حوزه ها با هم کار می کنند، چه کسی مسئول چه کسی است، در کجا همپوشانی ها و تفاوت ها وجود دارد.

نمودار سازمانی به چند دلیل بسیار مفید است. اگرچه موفقیت اقتصادی به چارت سازمانی بستگی ندارد، اما نباید بدون چارت سازمانی کار کنید.

نمودار سازمانی برای موارد زیر استفاده می شود:

بهبود ارتباطات

 یک نمودار سازمانی توضیح می دهد که فرد تماس مناسب چه کسی است و چه کسی مسئول کدام وظیفه است. مسئولیت ها در یک نمودار سازمانی قابل مشاهده هستند - به این ترتیب نمودار سازمانی به ارتباطات کمک می کند.

نمای کلی سازمانی

 یک نمودار سازمانی به شما امکان می دهد ببینید که چگونه سلسله مراتب ها تنظیم شده اند، چگونه حوزه ها با هم تطبیق می یابند و به طور کلی شرکت چگونه کار می کند. این یک نمای کلی بسیار خوب از کل سازمان شرکت می دهد.

برنامه‌ریزی بهتر

 برنامه‌ریزی خوب مهم‌ترین و نهایی هر کسب‌وکاری است. این شامل برنامه ریزی پرسنل نیز می شود که در آن مشخص می شود کدام کارمند کدام وظیفه را انجام می دهد. نمودار سازمانی نه تنها برای پرسنل، بلکه برای نوآوری ها و سرمایه گذاری ها به برنامه ریزی بلندمدت نیز کمک می کند.

تقویت وفاداری شرکت

با یک نمودار سازمانی، کارمند شما می‌تواند بهتر با کارفرما شناسایی شود که وفاداری و وابستگی به شرکت را ارتقا می‌دهد. این باعث می شود که کارمندان شما احساس کنند که بخش مهمی از شرکت هستند.

نمونه های نمودار سازمانی

هیچ الگوی جهانی برای اینکه نمودار سازمانی چگونه باید باشد وجود ندارد. از آنجا که هر شرکت فردی است، نمودارهای سازمانی نیز به صورت جداگانه ساخته می شوند.

• نمایش گرافیکی نمودار سازمانی
• دو گزینه برای نمایش گرافیکی در قالب یک نمودار سازمانی وجود دارد:
• نمایش آنالوگ با استفاده از کاغذ و قلم
• نمایش دیجیتال با استفاده از نرم افزار

شما می توانید به سرعت و به راحتی با یک خودکار نمودار سازمانی را روی کاغذ بیاورید. چند جعبه برای شرکت های کوچکتر کافی است. وقتی صحبت از ساختارهای پیچیده و شرکت های بزرگتر می شود، پیچیده تر می شود. چون ایجاد نمودارهای سازمانی پیچیده با بسیاری از بخش ها آسان نیست.

در این مواقع معمولا از نرم افزارهایی استفاده می شود که حتی برخی از آنها به صورت رایگان در دسترس هستند. نمودارهای سازمانی را نیز می توان به سرعت و به راحتی با نرم افزار آفیس مایکروسافت آفیس ایجاد کرد؛ به هر حال این نرم افزار در اکثر شرکت ها موجود است.

همچنین برنامه های ساده ای برای ویرایش تصویر وجود دارد که می توانید از آنها برای نمایش دپارتمان ها به صورت رایگان استفاده کنید. وقتی صحبت از ساختارهای پیچیده به میان می‌آید، سخت‌تر می‌شود، سپس نرم‌افزار ویژه وارد بازی می‌شود که برخی از آنها به‌عنوان نسخه‌های آزمایشی رایگان نیز در دسترس هستند.

ساختارهای اساسی سازمان ها

هنگام سازماندهی یک شرکت، ساختارهای اساسی ایجاد شده است که می توان آنها را در نمودار سازمانی به تصویر کشید. تمایز بین:

• سازمان عملکردی: شرکت بر اساس وظایف عملیاتی مانند تولید، حسابداری، فروش، اداری و مدیریت مواد تقسیم می شود.
• سازمان ماتریسی: تقسیم سازمان بر اساس اهداف و وظایف، از جمله تعیین مرجع صدور بخشنامه.
• سازمان ماتریس پروژه: یک سازمان کارکردی که یک خط کسب و کار یا سازمان پروژه است.
• سازمان بخش: سازمان تقسیمی که بر اساس جنبه های موضوعی یا حوزه های کاری تجزیه می شود.

نمودار سازمانی جزئی برای بخش ها

یک نمودار سازمانی لزوماً نباید کل یک شرکت را به تصویر بکشد. همچنین می تواند برای یک بخش جداگانه یا برای پروژه ها یا برای مناطق تجاری آماده شود و سپس بخشی از مدیریت پروژه است. سپس این نمودار سازمانی نحوه همکاری بخش را با هم توضیح می دهد.

نرم افزار ساخت نمودار سازمانی

اکنون پیشنهادات نرم افزاری مختلفی وجود دارد که برای ایجاد نمودارهای سازمانی استفاده می شود و به ویژه در اینجا کاربردی بودن آنها ثابت شده است.

Dia یک نرم افزار گرافیکی

Dia یک نرم افزار گرافیکی است که به زبان آلمانی موجود است. با سهولت استفاده و طیف گسترده ای از عملکردها، تحت تأثیر قرار می گیرد. علاوه بر این، ساختار بسیار واضحی دارد که باعث می شود ناوبری آسان شود. با اشیاء استاندارد، می توانید به سرعت نمودارهای سازمانی ساده و همچنین پیچیده را نمایش دهید. می توانید با کشیدن و رها کردن نقاشی کنید.

2. کالیگرا

Calligra یک نرم افزار اداری است که شامل یک برنامه نقاشی است. با این حال، استفاده از این آسان نیست و کمی تمرین لازم است. چیدمان اشیاء دشوار است و برچسب زدن تک تک عناصر بسیار خسته کننده است. علاوه بر این، این برنامه منحصراً به زبان انگلیسی ارائه می شود.

3. Apache Open Office

آپاچی نرم افزاری است که برای طیف گسترده ای از برنامه های اداری موجود است. یک برنامه نقاشی نیز گنجانده شده است. با کمی تمرین، استفاده از آن آسان است و شامل همه چیزهایی است که برای ایجاد یک نمودار سازمانی نیاز دارید.

برای نشان دادن روابط بین عناصر می توانید از به اصطلاح "اتصال دهنده ها" استفاده کنید. همچنین امکان جابجایی عناصر بعداً یا تغییر نقاشی وجود دارد. بعداً می توانید نقشه ها را در اسناد دیگری که با این نرم افزار آفیس نیز ایجاد کرده اید وارد کنید. این نرم افزار به زبان آلمانی نیز موجود است.