گزارش مدیریت چیست؟

تعریف گزارش‌دهی مدیریت را می‌توان به طور گسترده به صورت گزارش‌هایی بیان کرد که مدیریت برای اداره سازمان، تصمیم‌گیری تجاری و نظارت بر پیشرفت استفاده می‌کند.

گزارش های مدیریتی به مدیران کمک می کند تا بر جزئیات کوچکتر بخش خود نظارت کنند. کارمندان گزارش های مدیریتی را به مدیران خود ارائه می کنند.

گزارش های مدیریت از نظر محتوا و گستردگی متفاوت است. گزارش های مدیریت شامل گزارش های مالی و عملیاتی در مورد بخش کوچکی از کسب و کار است. گزارش‌های مدیریتی همچنین می‌توانند شامل گزارش‌های پیچیده و درگیر مانند سند P&L، قدیمی شدن حساب‌های دریافتنی، یا بودجه عملیاتی باشند.

گزارش های مدیریت نوعی هوش تجاری است. گزارش های مدیریت شامل داده های عملکرد و تجزیه و تحلیل است. این به این دلیل است که مدیریت می تواند تصمیم بگیرد و به سایر مدیران ارشد مشاوره دهد. اغلب این گزارش ها شامل اطلاعات اختصاصی هستند و فقط برای استفاده داخلی هستند. آنها از GAAP یا IFRS پیروی نمی کنند.

هدف گزارشگری مدیریت عبارت است از:

• معیارهای عملکرد و KPIهای خاص را اندازه گیری و نظارت کنید.
• وضعیت، سلامتی و کارهایی که باید در آینده انجام دهید را درک کنید.
• معیارها را تعیین کنید.
• از ارتباط بهتر بین ذینفعان، همکاران و مدیران اجرایی اطمینان حاصل کنید.
• گام های بعدی خود را راهنمایی کنید
• شما را مجبور به داشتن یک برنامه عمل کنید.
• عملکرد را مرتباً نظارت کنید.

چگونه گزارش مدیریت تهیه کنیم؟

هیچ راهی برای تهیه گزارش مدیریتی وجود ندارد. هر گزارش مدیریتی هدف متفاوتی دارد. در اینجا چند بهترین روش کلی وجود دارد که می توانید آنها را اعمال کنید:

• اهداف مشخصی را تعیین کنید و قبل از انجام هر کار دیگری نتایج مورد نظر خود را درک کنید.
• مرتبط ترین KPI ها را برای مدیر خود تعیین کنید. دیدگاه‌های مدیریتی گسترده‌تر و بلندمدت‌تر خواهند بود، در حالی که ممکن است KPIهای خاص تری در ذهن داشته باشید.
• از ترکیبی از داده های سخت و داستان سرایی برای ارائه نتایج خود استفاده کنید.
• مقایسه و مقایسه پیشرفت در طول زمان و نتایج سال به سال با استفاده از ترکیبی از داده های تاریخی و بلادرنگ.
• از نمودارها، نمودارها، داشبوردها، نقشه‌های حرارتی و سایر تجسم‌ها برای کمک به تجسم داستان داده‌ها استفاده کنید.
• مطمئن شوید که داده های شما درست است. (یک منبع واحد و خودکار داده کمک می کند!)
• داستان سرایی شما باید واضح، مختصر باشد و به دنبال پاسخگویی به تمام سوالات احتمالی مافوق قبل از پرسیدن باشد.

گزارش داخلی چیست؟

گزارش‌های داخلی، ذینفعان داخلی را در جریان فعالیت‌های شرکت نگه می‌دارد. در مورد گزارش های مالی، گزارش های داخلی برای نظارت بر سلامت مالی شرکت و تصمیم گیری استراتژیک استفاده می شود.

گزارش های داخلی از هر بخش ارائه می شود: بازاریابی، خدمات مشتری، فناوری اطلاعات، امور مالی، فروش و عملیات. گزارش های داخلی اغلب حاوی اطلاعات اختصاصی است که محرمانه است و نباید سازمان را ترک کند.

مانند گزارش‌های مدیریت، گزارش‌های داخلی به موارد زیر عمل می‌کنند:

• افزایش مسئولیت پذیری
• اهداف را تعیین کنید
• KPI ها و عملکرد را پایش کنید
• کمک به شفافیت
• بخش ها، هم تیمی ها و تصمیم گیرندگان را همسو و متحد کنید

نمونه هایی از گزارش های داخلی عبارتند از:

• گزارش های نقدی
• تحلیل واریانس
• کتاب های رنگی مالی
• گزارش های وضعیت
• گزارش های پیش بینی
• گزارشهای مالی
• گزارش ها و بسته های هیئت مدیره
• کتاب های بودجه
• LoB گزارش می دهد
• گزارش های واریانس
• KPI گزارش می دهد
• گزارشات سیستمی
• گزارش های حسابرسی داخلی

چگونه یک گزارش داخلی بنویسیم؟

مانند گزارش های مدیریتی، هیچ دستورالعمل جادویی برای ایجاد یک گزارش داخلی وجود ندارد. مشابه گزارش‌دهی مدیریتی، بهترین روش‌هایی وجود دارد که می‌توانید از آنها پیروی کنید:

• KPIها و معیارهای عملکردی را که باید نظارت کنید، تعیین کنید.
• با استفاده از نمودارها، نمودارهای دایره ای، داشبورد، فضای خالی، نقشه های حرارتی و غیره، تصاویر را به گزارش اضافه کنید.
• روایتی رنگارنگ اما مستقیم ایجاد کنید تا به مدیران کمک کنید تا یافته های شما را درک کنند.
• اطلاعات زمان واقعی و اطلاعات تاریخی را در دوره های زمانی معین مقایسه کنید.
• اطمینان حاصل کنید که ارقامی که گزارش می کنید صحیح و منسجم هستند.
• بر اساس نتایج، مراحل بعدی و اقدامات بعدی را مشخص کنید.