نحوه ایجاد جذاب ترین داشبورد پروژه

داشبورد پروژه به شما بینش استثنایی از وضعیت پروژه شما می دهد. نحوه ایجاد داشبورد مدیریت پروژه خود را در این پست بیاموزید.

آیا دقیقاً می دانید پروژه های شما در حال حاضر چگونه پیش می روند؟ آیا می توانید بگویید کدام کارها با تأخیر مواجه می شوند و کدامیک جلوتر از برنامه هستند؟ کدام یک از منابع شما عقب افتاده است؟ مگر اینکه داشبورد پروژه توانمندی داشته باشید، احتمالاً به همه این سؤالات «نه» پاسخ داده اید.

داشبورد پروژه (یا هر داشبوردی برای آن موضوع) به شما دید بی‌سابقه‌ای در کارتان می‌دهد. به جای جستجو در صفحات گسترده و منوهای فرعی، یک داشبورد به شما کمک می کند مهمترین معیارهای خود را اغلب در زمان واقعی ردیابی کنید.

نتیجه؟ تصمیم گیری سریعتر و بینش بهتر.

ایجاد بهترین داشبورد مدیریتی پروژه آسان نیست. ابتدا باید معیارهای مناسب را شناسایی کنید. سپس باید آنها را به گونه ای ترکیب کنید که دقیق، مرتبط و قابل درک باشد.

در این راهنما به شما نشان خواهم داد که چه چیزی برای ایجاد داشبورد پروژه انجام می شود. شما در مورد اجزای اصلی یک داشبورد موفق، معیارهایی که باید استفاده کنید و چگونه همه چیز را کنار هم قرار دهید، خواهید آموخت

چه چیزی یک داشبورد خوب را می سازد؟

داشبورد چیزی نیست جز مجموعه‌ای از معیارها که به آسانی قابل درک است و عمدتاً بصری است. آن را به عنوان یک گزارش پروژه در نظر بگیرید، اما گزارشی که در زمان واقعی یا در فواصل زمانی ثابت، به طور خودکار به روز می شود.

ابزار اصلی داشبورد این است که داده های مربوطه را از چندین منبع در قالبی دوستانه وارد می کند.

به عنوان مثال، یک داشبورد بازاریابی ممکن است داده های ترافیک را از Google Analytics، داده های رسانه های اجتماعی از HootSuite و داده های PPC را از AdSense وارد کند. از نظر فنی می‌توانید به طور مستقل به همه این داده‌ها دسترسی داشته باشید، اما انجام منظم آن به تلاش زیادی نیاز دارد.

یک داشبورد خوب - و این برای همه چیز از مدیریت پروژه گرفته تا بازاریابی صدق می کند - چند ویژگی مشترک دارد:

1. بصری

ویژگی بارز یک داشبورد خوب، دوستی بصری آن است. داده هایی که در غیر این صورت درک آنها سخت است (مانند جداول عددی طولانی) به نمودارها و نمودارهای خوانا تبدیل می شوند. روندها و حرکات از طریق رنگ ها و حرکت برجسته می شوند.

به عنوان مثال، یک موضوع رایج، استفاده از رنگ قرمز برای برجسته کردن یک قطره و رنگ سبز برای رشد است. این در یک نگاه به کاربر می گوید که آیا یک متریک در حال افزایش است یا پایین.

البته بصری بودن کافی نیست. داشبورد نیز باید قابل اسکن باشد. کاربر باید روندها، تفاوت ها و حرکات را در یک نگاه درک کند. تغییرات ساده مانند استفاده از دو رنگ متضاد برای دو کمیت جداگانه می تواند اسکن را به شدت بهبود بخشد.

2. ارتباط و قابلیت سفارشی سازی

داشبوردی که معیارهایی را ردیابی می کند که هیچ کس به آن اهمیت نمی دهد، داشبوردی است که هدف خود را برآورده نمی کند. بیش از هر چیز، داشبورد شما باید معیارهای مناسب را برای شخص مناسب و در زمان مناسب ردیابی کند.

مشکل، البته، زمانی به وجود می آید که منافع رقیب به تعریف «معیارهای مناسب» می پردازند. اینجاست که تکالیف شما قبل از شروع ساخت داشبورد بسیار مهم می شود. به سادگی وصل کردن تعدادی از APIها به صورت بصری کافی نیست. شما همچنین باید بین همه طرف های ذینفع اجماع ایجاد کنید.

اساساً، داشبورد پروژه شما باید با کاربر مرتبط باشد. همان معیارهایی را که به مدیر پروژه نشان می‌دهید، به مدیرعامل نشان ندهید. داشبوردهای جداگانه برای نقش های مختلف ایجاد کنید.

نمودار گانت روشی مناسب برای نمایش وظایف تکمیل شده و آینده است، اما برای نمایش سود به ازای هر مشتری مفید نیست. در همان زمان، برخی از گزینه های سفارشی سازی را به آنها ارائه دهید. اگر کاربر می‌خواهد به‌جای روزانه به نرخ تکمیل کار ماه به ماه نگاه کند، این گزینه را به او بدهید.

فقط مراقب باشید که گزینه های سفارشی سازی بیش از حد ارائه نکنید - این فقط منجر به سردرگمی می شود.

3. دقت

ناگفته نماند که هر داشبورد مدیریتی که ایجاد می کنید باید دقیق باشد. منابع داده دقیق کمک زیادی به این امر می کند. اگر بتوانید همان داده ها را از چندین منبع جمع آوری کنید (مثلاً داده های ترافیک وب سایت را از Mixpanel و Google Analytics دریافت کنید)، می توانید برخی از خطاهای منبع اندازه گیری را حذف کنید.

مهمتر از آن، داشبورد فقط باید داده ها را بخواند، نه اینکه آنها را تغییر دهد.

4. فرکانس به روز رسانی

یک داشبورد مدیریت خوب به اندازه کافی به روز می شود تا مفید باشد. ممکن است وسوسه شوید که همه معیارها را در زمان واقعی به روز کنید. اما مگر اینکه با حجم عظیمی از داده‌های به‌سرعت در حال تغییر سر و کار داشته باشید، به‌روزرسانی‌های بلادرنگ باعث اتلاف منابع می‌شوند.

در عوض، در نظر بگیرید که داده‌های واقعی چقدر تغییر می‌کنند. در داشبورد پروژه، منابع ممکن است در ساعات کار خود فقط در پایان روز وارد شوند. به روز رسانی این متریک در هر ساعت بی فایده است. در عوض، می‌توانید آن را طوری تنظیم کنید که هر 24 ساعت یکبار به‌روزرسانی شود.

در عین حال، در نظر بگیرید که کاربر نهایی چند وقت یکبار داشبورد را بررسی می کند. اگر قرار است داشبورد فقط یک بار در ماه بازبینی شود، هزینه کنید